기안서, 경위서, 지출결의서 뜻, 헷갈리는 신입사원 필독!

 

기안서, 경위서, 지출결의서 뜻, 완벽 정리! (직장인 필독!) "이거 기안 올리세요", "경위서 제출하세요", "지출결의서 첨부 필수!"... 헷갈리는 회사 문서 3대장! 기안서, 경위서, 지출결의서의 정확한 뜻과 언제 쓰이는지 완벽하게 설명해 드립니다.

 

안녕하세요!  신입사원일 때, 혹은 아직 회사 문서가 익숙하지 않을 때 가장 헷갈리는 3가지 문서가 있죠. 바로 '기안서', '경위서', '지출결의서'입니다. 왠지 다 비슷비슷하게 결재를 올려야 할 것 같은데...

헷갈리는 문서3가지

대체 '기안서'는 언제 쓰고, '경위서'는 어떨 때 쓰는 걸까요? '지출결의서'는 그냥 영수증 붙이는 종이일까요?  이 세 가지만 명확히 구분해도 회사에서 '일 잘한다'는 소리를 들을 수 있습니다!

오늘은 직장 생활의 기본 중의 기본! 이 3가지 문서의 정확한 뜻과 각각 언제 사용되는지, 그 차이점을 속 시원하게 알려드릴게요!

 

1. 기안서(起案書): "이 일, 이렇게 진행할까요?" (제안/요청) 

'기안서'는 회사에서 가장 많이, 그리고 가장 먼저 작성하는 문서일 것입니다. '기안(起案)'이란 '안건을 일으킨다(제안한다)'는 뜻입니다.

즉, 기안서란 회사 업무에 관해 어떤 일의 추진을 제안하거나 승인을 요청하기 위해 작성하는 공식 문서입니다. 상사(결재권자)에게 "이러이러한 일을, 이런 방식으로, 이 정도 예산을 들여 진행하고 싶습니다. 허락해 주세요!"라고 공식적으로 요청하는 서류죠.

사실상 '경위서'나 '지출결의서'를 제외한 대부분의 결재 서류가 넓은 의미의 '기안서'에 속합니다. (품의서와도 비슷하게 쓰입니다.)

기안서는 언제쓸까?

 기안서는 언제 쓸까? (예시)

• 새로운 프로젝트나 이벤트를 제안할 때 (예: 신제품 런칭 기획안)
• 물품 구매나 계약 체결이 필요할 때 (예: 노트북 구매 기안서)
• 인력 채용이나 휴가 신청 등 인사 관련 요청 시 (예: 휴가 신청서)

 

2. 경위서(經緯書): "일이 이렇게 되었습니다." (보고/소명) 

'경위서'는 이름만 들어도 조금 마음이 무거워지는 문서입니다. '경위(經緯)'란 '일이 진행되어 온 과정'을 의미합니다.

즉, 경위서란 어떤 사건이나 사고, 또는 정해진 절차를 벗어난 특별한 일이 발생했을 때, 그 일의 시작부터 끝까지의 경과(과정)와 원인을 객관적인 사실에 근거하여 보고하기 위해 작성하는 문서입니다.

흔히 '시말서'와 헷갈리는데, '시말서'가 잘못에 대한 '반성'과 '사죄'의 의미가 강하다면, '경위서'는 감정을 배제하고 '사실 관계'를 6하 원칙에 따라 명확히 보고하는 데 목적이 있습니다. (물론 잘못이 있다면 반성의 내용이 포함되기도 합니다.)

경위서는 언제 쓸까?

 경위서는 언제 쓸까? (예시)

• 회사 비품을 분실하거나 파손했을 때 (예: 법인카드 분실 경위서)
• 중요한 업무 마감 기한을 놓쳤거나, 실수를 저질렀을 때 (예: 보고서 제출 지연 경위서)
• 고객 클레임이나 안전사고가 발생했을 때 (예: OO 사고 발생 경위서)

 

3. 지출결의서(支出決議書): "이 돈, 이렇게 썼습니다!" (증빙/정산) 

'지출결의서'는 이름 그대로 '돈을 지출(支出)하기로 결정(決議)했다'는 것을 증명하는 문서입니다. 회사 돈(경비)을 사용하기 전이나 후에, "이러이러한 목적으로, 얼마의 돈을, 언제, 어떻게 썼습니다(또는 쓰겠습니다)"라고 회계팀/재무팀에 공식적으로 알리고 승인받는 서류입니다.

이 문서는 회계 처리를 위한 '증빙 자료'로서 매우 중요합니다. 왜냐하면 회사는 모든 지출 내역을 장부에 기록하고, 세무 신고 시 비용으로 인정받아야 하기 때문이죠. 지출결의서는 그 '증거'가 됩니다.

보통 지출결의서에는 사용 날짜, 사용처, 계정과목(예: 복리후생비, 여비교통비), 금액 등을 적고, 그 증거 자료인 '영수증(세금계산서, 카드전표, 현금영수증 등)'을 반드시 첨부해야 합니다.

 지출결의서는 언제 쓸까? (예시)

• 팀 회식비를 법인카드로 결제하고 경비 처리할 때
• 외근 시 택시비를 현금으로 내고 영수증을 받아 교통비를 청구할 때
• 사무용품을 구매하기 위해 미리 돈을 지급받고자 할 때 (사전 지출결의)

언제 무엇을 써야 할까?

 

 잠깐! 기안서 vs 지출결의서?
순서가 헷갈리시죠? 보통은 이렇게 됩니다.
1. "노트북 10대 구매가 필요합니다." (→ 구매 기안서 작성 및 승인)
2. 승인 후, 노트북 구매 및 결제 (카드/이체)
3. "구매 승인받은 대로 10대 결제했습니다." (→ 지출결의서 + 영수증 첨부 및 승인)

 

마무리: 3대 문서, 목적을 기억하세요! 

오늘은 직장 생활의 기본 문서인 '기안서', '경위서', '지출결의서'의 뜻을 알아봤습니다. 헷갈리기 쉽지만, 작성하는 '목적'을 생각하면 쉽게 구분할 수 있습니다.

이 세 가지 문서만 잘 구분해서 사용해도 "일의 기본을 아는구나!"라는 인상을 줄 수 있을 거예요. 오늘 내용이 여러분의 스마트한 직장 생활에 도움이 되기를 바랍니다! 

 

직장인 필수 문서 3종 요약

 기안서 (起案書): "이 일 할까요?" (업무 제안 / 승인 요청)

 경위서 (經緯書): "일이 이렇게 됐습니다." (사건/사고의 과정 보고)

 지출결의서 (支出決議書):

"이 돈 썼습니다! (쓸게요)" (비용 처리 / 회계 증빙)

 핵심: '목적'을 알면 구분이 쉽다! (제안 vs 보고 vs 정산)

신입사원도 헷갈리지 않는 핵심 문서 가이드!

자주 묻는 질문 

Q: '기안서'랑 '품의서'는 뭐가 다른가요?

A: (직장 꿀팁!) 거의 같은 의미로 혼용해서 씁니다. 굳이 구분하자면, '품의서(稟議書)'는 주로 '물품 구매'나 '비용 지출'처럼 돈과 관련된 승인을 받을 때 많이 쓰고, '기안서(起案書)'는 신규 프로젝트 제안 등 좀 더 포괄적인 업무 계획을 승인받을 때 쓴다는 경향이 있습니다. 하지만 회사마다 쓰는 용어가 다르니, 그냥 "결재 올리는 문서"라고 이해하셔도 무방합니다.

Q: '경위서'랑 '시말서'는 같은 건가요?

A: 비슷하지만 다릅니다. '경위서'는 일의 경과를 '객관적 사실' 위주로 보고하는 데 목적이 있습니다. 반면, '시말서(始末書)'는 잘못을 저질렀을 때 그 경위와 함께 '반성'과 '사죄', '재발 방지 약속'을 담는, 일종의 '반성문' 성격이 더 강합니다.

Q: 지출결의서는 꼭 써야 하나요? 영수증만 내면 안 되나요?

A: 네, 꼭 써야 합니다! 영수증은 '거래 사실'만 증명할 뿐, "이 돈을 '왜', '무슨 업무' 때문에, '어떤 계정'으로 썼는지"는 알려주지 못합니다. 지출결의서는 이 모든 정보를 회계팀에 공식적으로 알려주어, 회사가 정확하게 장부를 작성하고 세무 신고(비용 처리)를 할 수 있도록 돕는 필수적인 '내부 통제' 서류입니다.

Q: 경위서는 언제까지 제출해야 하나요?

A: 보통 상사나 관련 부서(인사팀, 감사팀 등)가 요청할 때 즉시 작성하여 제출하는 것이 원칙입니다. 사건/사고 발생 직후 사실 관계가 명확할 때 육하원칙에 따라 최대한 빨리 작성하여 보고해야, 회사가 공식적인 입장을 정하거나 후속 조치를 취할 수 있습니다.

Q: 기안서는 어떻게 써야 잘 썼다고 하나요?

A: 좋은 기안서는 '결재권자(상사)가 왜 이 일을 승인해야 하는지'가 명확해야 합니다. ① 결론부터 (무엇을 하고 싶은지), ② 이유/배경 (왜 해야 하는지), ③ 구체적인 실행 방안 (어떻게 할 것인지), ④ 기대 효과 및 예산 (그래서 얼마가 들고, 뭐가 좋아지는지)이 명확하고 간결하게 담겨 있어야 합니다.